Arquivamento Digital

• Imagine poder acessar seus documentos de qualquer lugar, a qualquer momento...
• Imagine poder compartilhar textos, imagens e diversos outros tipos de arquivos com todo o seu grupo de trabalho de forma simples, diminuindo a papelada no escritório...
• Imagine ter a certeza que todos os seus documentos estarão armazenados de forma segura e com extrema facilidade acesso...

Agora você pode!

Pare de imaginar! Isto já está ao seu alcance! Se você possui um site desenvolvido pela Industria Virtual, toda aquela papelada que está espalhada por aí, ficará organizada de forma perfeitamente segura e acessível.

O Gerenciador de Documentos utiliza as mais modernas técnicas de segurança disponíveis na Internet. Quando você envia um documento ou uma imagem para o seu website, ele fica armazenado em um servidor criado especialmente para oferecer a maior segurança possível contra a violação de integridade, sabotagem e acesso não autorizado.

Através do Gerenciador de Documentos do seu website , você pode facilmente armazenar, localizar, consultar e compartilhar os documentos da sua empresa entre todos os funcionários, colaboradores e clientes.

Se você acessa o seu site em Manaus e armazena um documento, ele estará disponível no mesmo instante para seu grupo de trabalho em São Paulo, Rio de Janeiro e até mesmo em Hong Kong!

O Gerenciador de Documentos é um sistema que funciona de forma análoga ao gerenciador de arquivos do seu computador, com a vantagem de funcionar online, por diversos usuários simultâneos.

Você acessa de qualquer lugar do mundo utilizando o seu navegador preferido (Internet Explorer,FireFox e outros). Faz o login com seu e-mail e senha, e pronto: todos os seus documentos, imagens e arquivos estarão disponíveis para serem consultados!

Como a interface foi projetada para se parecer e funcionar de forma muito semelhante ao gerenciador de arquivos do Windows, a maioria dos usuários que já estão acostumados com esse utilitário, não terão dificuldades em manusear os arquivos.

A Industria Virtual disponibiliza também o Scan2Web^®, que envia os documentos impressos , digitalizados do seu scanner direto para o website !

Através do seu website, você poderá gerenciar toda a sua infra-estrutura de armazenamento de documentos, incluindo o que você gastaria com Back-Up, Sistema Operacional, Banco de Dados e demais; eliminando as necessidades de investimentos pela sua empresa.

Afinal, manter sistemas operando no regime 24x7 requer investimentos em infra-estrutura (ar condicionado controlado, eletricidade redundante, sistemas anti-incêndio, segurança física dos equipamentos, pessoal capacitado, conectividade à Internet e equipamentos com flexibilidade para atender ao crescimento do fluxo de documentos.

Esse volume de investimentos iniciais necessários em infra-estrutura muitas vezes inviabilizaria seu projeto, especialmente para as pequenas e médias empresas. A solução da Industria Virtual dilui este investimento entre seus clientes e diversos computadores, obtendo economia através da escala.

O benefício para o cliente é o uso de uma infra-estrutura de qualidade, sem a necessidade desses investimentos, permitindo um melhor planejamento de fluxo de caixa para a empresa.

Os arquivos ficam armazenados no seu servidor, com as instalações tecnológicas adequadas, aliadas a processos bem definidos e pessoal qualificado. O servidor garante a disponibilidade total, com gestão de segurança física, lógica e serviços de suporte. 

PaperLess Office

O Paperless Office PaperLess Office é, como o próprio nome indica, um escritório sem papéis, isto é, um escritório em que os documentos existentes sob a forma de papel, se vêem substituir por equivalentes armazenados no servidor de hospedagem do seu website.

 No servidor, através da utilização do Gerenciador de Documentos, a informação passaria a estar disponível para todos através da Internet, com agilidade e segurança na transferência de dados.

Entre as vantagens da utilização desse sistema destacam-se: 

• Economia de espaço: Com a digitalização, o espaço ocupado no armazenamento de documentação física diminui;
• Diminuição de custos: se o espaço ocupado diminui, também a dimensão dos escritórios pode diminuir, o que implica uma redução dos custos na alocação de espaço;
• Rapidez e facilidade de acesso: não será dificil perceber que, se existirem menos papéis, será muito mais fácil encontrar aqueles que existem. Além disso, todos os documentos que estiverem online, estarão apenas à distância de um clique através do Gerenciador de Documentos;
• Cooperatividade: a existência de um documento escrito implica, para que a sua análise seja feita por mais do que uma pessoa em simultâneo, uma cópia. Essa cópia, aumenta o número de papéis existentes. Além disso, todas as pessoas podem estar na posse de uma cópia do documento original, mas será sempre difícil editá-lo conjuntamente, já que as alterações numa cópia não são visíveis em nenhuma das outras. O armazenamento inteligente de documentos pode facilitar esses processos de trabalho paralelo;
• Aproveitamento das capacidades individuais: Elimina o desperdício da capacidade, imaginação e a qualidade de vida das pessoas pelo fato de perderem 25% do seu horário de trabalho, procurando por documentos, segundo estatísticas divulgadas recentemente;
• Economia de mão-de-obra: já que a documentação vai deixar de existir em tão grande quantidade, vão também deixar de ser necessários muitos dos empregados que se encarregavam exclusivamente da gestão de documentos. Isso vai trazer alguma redução nas despesas salariais das empresas que utilizem o sistema;
• Melhorias ambientais: no momento em que o planeta apresenta grandes problemas ambientais, a economia de papel traz grandes alegrias aos ecologistas. Além disso, todos os documentos impressos em papel, poderão ser reciclados depois da digitalização.